La mayoría de pymes y autónomos pierde horas cada mes generando, corrigiendo y archivando facturas a mano. Antes de automatizar nada conviene tener claro qué tipo de factura toca en cada caso. Y desde 2026-2027 hay un motivo extra: Verifactu obliga a que el software de facturación cumpla un estándar técnico. Vamos por partes.
Los 6 tipos de factura en España
| Tipo | Cuándo se usa | Valor fiscal |
|---|---|---|
| Ordinaria | Operación estándar de bienes o servicios | Sí |
| Rectificativa | Corregir un error de una factura ya emitida | Sí |
| Recapitulativa | Agrupar varias operaciones de un mismo periodo (normalmente un mes) | Sí |
| Proforma | Oferta o presupuesto previo a la venta | No |
| Simplificada | Importes bajos: hasta 400€ general / 3.000€ en sectores autorizados | Sí |
| Electrónica | Emisión y recepción en formato digital | Sí |
El matiz de la factura simplificada
El límite general es 400€ (IVA incluido), pero sube a 3.000€ en sectores autorizados como hostelería, comercio minorista, transporte de personas, peluquerías o aparcamientos. Fuera de esa lista, si superas 400€ debes emitir factura completa. Y ojo: sin los datos fiscales del cliente, este no podrá deducir el IVA aunque sea una operación entre empresas.
Verifactu: lo que de verdad cambia ahora
Más allá del tipo de factura, el cambio relevante es Verifactu (RD 1007/2023, Ley Antifraude). Tras el aplazamiento aprobado por el RDL 15/2025, las fechas vigentes son:
- Sociedades: obligatorio desde el 1 de enero de 2027.
- Autónomos y resto de obligados: desde el 1 de julio de 2027.
En la práctica: tu software de facturación tendrá que generar facturas con código QR, huella criptográfica y encadenamiento inalterable. Una hoja de Excel suelta o un Word ya no servirán para emitir la factura legal. Pero sí siguen siendo perfectos para lo que va antes: presupuestar, controlar cobros y tener tus números bajo control.
Estimaciones direccionales basadas en proyectos reales, no en estudios citados.
Primer escalón: pon orden con Excel
Antes de automatizar nada hay que tener el proceso claro y los datos limpios. Para eso una plantilla bien montada vale oro: defines series, conceptos, IVA y control de cobros, y dejas de improvisar cada mes.
El Excel es el primer escalón. Te da orden y visibilidad. El segundo escalón es automatizar ese proceso para que se ejecute solo.
Segundo escalón: automatizar con n8n + IA
Sobre el software que ya usas (sin migraciones), se monta un flujo que captura, clasifica y registra facturas, y avisa de los cobros. Tres pasos:
Captura automática
El flujo recoge facturas del email o de una carpeta y extrae los datos clave con IA (importe, NIF, fecha, tipo).
Validación y registro
Comprueba que el tipo de factura y el IVA son correctos, detecta duplicados y lo vuelca a tu contabilidad o ERP.
Seguimiento de cobros
Avisa de vencimientos y dispara recordatorios automáticos. Menos impagos, menos perseguir clientes.
Asesoría que dejó de teclear facturas
Una asesoría con cientos de facturas mensuales de clientes pasó de introducirlas a mano a un flujo que las captura y clasifica solo. El equipo recuperó tiempo para tareas de valor y los cierres dejaron de acumularse a final de mes.
tiempo de entrada
de implementación
persona liberada
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el importe máximo de una factura simplificada?
400€ con IVA incluido en general, y hasta 3.000€ en sectores autorizados (hostelería, comercio minorista, transporte de personas, peluquerías, aparcamientos, etc.).
¿Cuándo es obligatorio Verifactu?
Tras el aplazamiento del RDL 15/2025: el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados.
¿Puedo seguir facturando con Excel?
Excel sigue siendo ideal para presupuestar y controlar cobros. Pero a partir de tu fecha de Verifactu, la factura legal deberá emitirse con un software conforme (QR, huella y encadenamiento). Excel = control; software conforme = emisión.
¿Qué diferencia hay entre factura proforma y ordinaria?
La proforma es una oferta previa sin valor fiscal ni contable. La ordinaria justifica una operación real y sí tiene efectos fiscales.
Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento fiscal. Verifica siempre tu caso concreto con tu asesor o con la Agencia Tributaria.
¿Pierdes horas con la facturación?
En 30 minutos vemos qué se puede automatizar sobre el software que ya usas, sin migraciones.