Cómo facturar: datos obligatorios de una factura
Toda factura completa debe incluir:
- Número correlativo (único, sin huecos ni duplicados).
- Fecha de emisión (y de operación, si es distinta).
- Datos del emisor: nombre/razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal.
- Datos del destinatario: con NIF si es empresa o autónomo.
- Descripción del bien o servicio.
- Importe: base imponible, IVA (21% general) e IRPF si aplica.
- Condiciones de pago: plazo y forma acordados.
Ejemplo de cálculo
Consultoría por 1.000€ a otra empresa: +21% IVA (210€) −15% IRPF (150€) = 1.060€ a cobrar.
¿Cuándo hay que emitir la factura?
El plazo depende del cliente, no del importe ni del tipo de factura:
| Cliente | Plazo legal para emitir |
|---|---|
| Particular (consumidor final) | En el momento de la operación |
| Empresa o autónomo (B2B) | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo |
| Anticipo / pago parcial | Al recibir el cobro |
Es decir: si prestas un servicio a una empresa el 10 de marzo, tienes hasta el 16 de abril para emitir la factura. Emitir fuera de plazo es una infracción tributaria.
Lo que cambia con Verifactu
A partir de tu fecha de Verifactu (1-ene-2027 sociedades, 1-jul-2027 autónomos, tras el aplazamiento del RDL 15/2025), la factura legal deberá emitirse con un software conforme: código QR, huella criptográfica y encadenamiento inalterable. Un Word o un Excel suelto ya no servirán para emitir, aunque siguen siendo perfectos para presupuestar y controlar cobros.
Estimaciones direccionales basadas en proyectos reales, no en estudios citados.
Primer escalón: una plantilla que no falle
Antes de automatizar, aprende a facturar con el proceso ordenado: series, conceptos, IVA, IRPF y control de cobros en un solo sitio. Una plantilla bien montada evita errores y te da visibilidad inmediata.
El Excel es el primer escalón: orden y control. El segundo es automatizar para que el proceso corra solo.
Segundo escalón: automatizar con n8n + IA
Genera y numera sola
El flujo crea la factura con la numeración correcta, calcula IVA e IRPF y la emite en formato conforme.
Registra sin teclear
Captura las facturas recibidas del email, extrae los datos con IA y las vuelca a tu contabilidad o ERP.
Persigue cobros por ti
Avisa de vencimientos y manda recordatorios automáticos. Menos impagos y cero facturas olvidadas.
Una pyme que recuperó el final de mes
Pasó de emitir y registrar facturas a mano a un flujo que numera, emite y persigue cobros solo. El cierre dejó de comerse los últimos días del mes y los impagos bajaron.
tiempo de facturación
de implementación
retraso en cobros
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo para emitir una factura?
Si el cliente es particular, en el momento de la operación. Si es empresa o autónomo, antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA.
¿Tengo que aplicar IRPF en mis facturas?
Solo los autónomos en estimación directa que facturan a empresas o autónomos suelen aplicar retención de IRPF (15% general, 7% en algunos casos). A particulares, normalmente no.
¿Hasta qué importe vale una factura simplificada?
400€ con IVA incluido en general, y hasta 3.000€ en sectores autorizados (hostelería, comercio minorista, transporte, etc.).
¿Cómo facturar sin errores cada mes?
La forma de facturar sin fallos es automatizar: un flujo que numera, calcula IVA e IRPF y emite en formato conforme evita los errores manuales. Sirven Excel o Word para presupuestar, pero desde tu fecha de Verifactu la factura legal deberá emitirse con software conforme (QR, huella y encadenamiento).
Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento fiscal. Verifica tu caso concreto con tu asesor o con la Agencia Tributaria.
¿La facturación te come horas cada mes?
En 30 minutos vemos qué se puede automatizar sobre el software que ya usas, sin migraciones.